Bilans otwarcia magazynu – Co to jest? Jak się przygotować? Jak przeprowadzić?

bilans otwarcia magazynu BOM

Bilans otwarcia magazynu

To coś, bez czego współczesne magazyny nie mogłyby prawidłowo funkcjonować, dlatego z pełną odpowiedzialnością można stwierdzić, że to jeden z najważniejszych dokumentów w magazynie, ponieważ umożliwia ocenę jego stanu faktycznego. Z formalnego punktu widzenia jest to jeden z wielu dokumentów, jakie powinny być dostępne w prawidłowo zorganizowanym magazynie.

Jeszcze do niedawna prowadzenie magazynu było prawdziwą udręką. Wystarczy uświadomić sobie istnienie wymagań formalnych, a zaraz potem wyobrazić sobie olbrzymią ilość dokumentów, mimo, że posegregowanych w teczkach i segregatorach, to i tak trudnych do uporządkowania. Niejednokrotnie konieczne było tworzenie dedykowanych pomieszczeń – archiwów specjalnie na potrzeby przechowywania i archiwizacji dokumentów magazynowych.

Przez całe lata lista wymaganych dokumentów zamiast maleć, ulegała przyrostowi. Jednak, na szczęście, aktualnie właściciele firm mogą wyposażyć się w narzędzia, które stworzono, by usprawnić prowadzenie pełnej dokumentacji. Szczególnie warte uwagi są intuicyjne programy komputerowe, które zdecydowanie ułatwiają wypełnianie wymaganych dokumentów, a do tego umożliwiają wygodne i nieangażujące przechowanie całej dokumentacji. Dzięki nim tworzenie takich dokumentów jak bilans otwarcia magazynu stało się o wiele łatwiejsze.

Ale od początku! Dowiedzmy się bardziej szczegółowo, czym jest bilans otwarcia magazynu oraz jak wyglądało tworzenie tego dokumentu kiedyś, a jak wygląda teraz.

Jak się przygotować do sporządzenia bilansu otwarcia magazynu?

Współcześnie, kluczowym elementem pozwalającym na sprawne przeprowadzenie bilansu otwarcia magazynu jest wyposażenie firmy w odpowiednie oprogramowanie magazynowe. Propozycji na rynku jest mnóstwo, jednak wybór systemu dla danej firmy powinien być indywidualny i w pełni dostosowany do potrzeb i specyfiki konkretnej działalności. W dobie powszechnej cyfryzacji i setek propozycji oprogramowania magazynowego, nikt nie powinien mieć problemu z tym, by wyeliminować czasochłonność i uciążliwość przygotowywania bilansu, które to cechy szczególnie doskwierają pracownikom dużych przedsiębiorstw.

Istotną kwestią ułatwiającą wykonanie bilansu otwarcia magazynu jest sama organizacja pracy, a konkretnie jej podział. Dobrze jest wydzielić w magazynie umowne strefy i przydzielić do nich określonych pracowników. Taki system zdecydowanie ułatwia przeprowadzenie liczenia asortymentu, wyeliminowanie błędów w liczeniu, a przede wszystkim uniknięcia sytuacji, w której ten sam towar liczony jest dwa razy.

Jeszcze jednym, elementem bardzo istotnym dla sprawności przeprowadzania czynności organizacyjnych w magazynie, jest zachowanie w nim porządku. Uszeregowany i uporządkowany asortyment jest materiałem do szybkiej i efektywnej pracy. Polecamy, by przed przeprowadzeniem bilansu otwarcia magazynu odpowiednio przygotować towary, tak by uzyskać dane, które w pełni odzwierciedlają rzeczywisty stan magazynu.

Wypróbuj OptiMES – System Magazynowy za darmo!

Bilans otwarcia magazynu w praktyce.

Gdybyśmy cofnęli się w czasie o zaledwie kilkanaście lat, bilans otwarcia magazynu byłby dokumentem spisywanym ręcznie i pieczołowicie archiwizowanym. Obecnie dzięki temu, że mamy wysoki poziom cyfryzacji i bardzo łatwy dostęp do najnowocześniejszych profesjonalnych programów komputerowych, Bilans otwarcia magazynu tworzony jest szybko i sprawnie. Dokument ten obejmuje informacje o faktycznym stanie asortymentu konkretnego magazynu. Powstaje zawsze, gdy zachodzi potrzeba sprawdzenia aktualnego stanu magazynowego, czyli np. na koniec roku.

Tak jak kiedyś, gdy do użycia wprowadzono komputery i inteligentne systemy wspierające pracę, pojawiła się konieczność przeniesienia danych magazynowych z zapisów papierowych do programów komputerowych. Tak i dziś, jeżeli korzystanie z jednego systemu nie jest dla firmy wystarczająco satysfakcjonujące, zmiana systemu wymaga przeprowadzenia nowego bilansu otwarcia magazynu.

Co powinien zawierać bilans otwarcia magazynu?

Ze względu na to, że bilans otwarcia magazynu określa rzeczywisty stan magazynowy, dokument ten musi rzetelnie oddawać dokładny stan asortymentu znajdującego się na hali magazynowej oraz informacje o tym, w jakim on jest stanie.

Przygotowanie bilansu otwarcia magazynu wymaga uzupełnienia w systemie niniejszych danych:

  • nazwa towaru czy produktu – tu wszystko zależy od charakterystyki magazynu. Każda branża posługuje się przyjętym dla siebie nazewnictwem, i tak, np. w przypadku magazynu wyrobów metalurgicznych będą to rury, kątowniki, itd.
  • ilość towaru, kiedy jest to możliwe podaje się sztuki danego produktu, jednak w przypadku towaru, którego nie można określić w taki sposób, stosuje się pasujący system miar, jak: metry, kilogramy, litry, itp.
  • wartość towaru – w tym punkcie konieczne jest podanie szacunkowej i realnej wartości rynkowej produktu. Zapisujemy w nim, ile dany produkt nas kosztował oraz jaka jest jego cena rynkowa. Pozwala to oszacować wartość całego asortymentu znajdującego się w magazynie.
  • lokalizacja towaru – jest to dodatkowy punkt, który może zostać wprowadzony do bilansu. Pomimo, że nie jest on obowiązkowy to znacznie ułatwia organizację całego asortymentu i zorientowanie się, czy każdy produkt znajduje się w optymalnym dla miejscu. Pomocne jest to zwłaszcza w przypadku dużych magazynów, gdzie wskazanie lokalizacji w dokumentach, pomaga sprawniej odnajdywać je w hali magazynowej.

Obowiązkowe dla każdego bilansu otwarcia magazynu powinien są trzy pierwsze podpunkty, czwarty jest możliwością, z której korzystają tylko chętni.

Rola magazynu w przedsiębiorstwie produkcyjnym.

Magazyn w firmie zajmującej się produkcją pełni ważne funkcje w zakresie trzech płaszczyzn, podstawowych dla funkcjonowania przedsiębiorstwa. Chodzi o: zaopatrzenie, produkcję i dystrybucję. Tylko dobrze zorganizowany magazyn jest w stanie w sposób satysfakcjonujący zabezpieczyć jednocześnie potrzeby wszystkich trzech wskazanych płaszczyzn. Racjonalnie urządzony i zarządzany magazyn jest podstawą gospodarki magazynowej, która w firmach produkcyjnych ma bezpośredni wpływ na sprawny przepływ materiałów – od dostawców, poprzez system produkcyjny, na odbiorcy kończąc. Dlatego warto dołożyć wszelkich starań do tego, by organizacja magazynu była na jak najwyższym poziomie, ponieważ ma to bezpośrednie przełożenie na proces samej produkcji i zadowolenie klienta ostatecznego. Fundamentem do spełnienia powyższych założeń jest sprawny przepływ informacji między magazynem a produkcją i logistyką, do tego potrzebne są rzetelne dane na temat stanu asortymentu – surowców czy produktów. Taką informacją jest właśnie bilans otwarcia magazynu, dostarczający danych o stanie zasobów firmy.

Zarządzaj magazynem wydajniej dzięki systemowi WMS.

Jak przeprowadzić bilans otwarcia magazynu?

Po solidnym przygotowaniu, czyli zaopatrzeniu firmy w dobre oprogramowanie, a także uporządkowanie magazynu, nie pozostaje nic innego jak tylko przeprowadzić bilans otwarcia.

Pierwsza faza prac wymaga zebrania dokładnych danych o faktycznym stanie asortymentu w magazynie. Na tym etapie do pomocy potrzebni są pracownicy, którzy rzetelnie policzą i zapiszą informacje o liczbie produktów. Jeśli jest to możliwe, warto wesprzeć pracowników elektronicznymi czytnikami, które automatyzują cały proces i pozwalają osobie liczącej asortyment wprowadzać dane bezpośrednio do systemu. Takie rozwiązanie zdecydowanie skraca czas pracy, bo nie wymaga ręcznego wprowadzania informacji przez komputer, i jednocześnie pomaga wyeliminować błędy przy ręcznym przepisywaniu danych.

Po zebraniu wszystkich danych należy starannie wprowadzić je do programu. Wiele z nich posiada funkcję importu, dzięki czemu można szybko przesłać dane z innego pliku lub programu, jeżeli tam właśnie się znajdują.

Jak zrobić to łatwiej?

Bilans otwarcia magazynu dowodzi, że prowadzenie pełnej dokumentacji magazynu nie jest najłatwiejszym zadaniem. Dlatego tym bardziej należy cieszyć się, a przede wszystkim korzystać z informatyzacji przemysłu, która zdecydowanie ułatwia kontrolowanie takich kwestii jak stan magazynu. Niemniej, pewne jest to, że do rzetelnego i niezawodnego prowadzenia dokumentacji nadają się wyłącznie sprawdzone i indywidualnie dobrane programy magazynowe.

Z udogodnień oferowanych przez oprogramowanie magazynowe OptiMES korzystają nie tylko największe firmy w Polsce. Rozwiązanie jest przygotowane tak, aby usprawniać pracę nawet kilkuosobowego przedsiębiorstwa lub magazynu. Nasze oprogramowanie cechuje się niezawodnością oraz elastycznością, która umożliwia dostosowanie systemu do charakterystyki danej firmy. Jeśli potrzebujesz sprawnie działającego magazynu, to zapraszamy do kontaktu pod numerem 517 827 436, albo biuro@syneo.pl.

Udostępnij innym

Masz pytania? Zadaj je na forum, rozwiążmy je wspólnie.

Twój adres email nie będzie widoczny. Pola wymagane oznaczone gwiazdką *

Zacznij korzystać za darmo!

Sprawdź jak działa profesjonalny system zarządzania produkcją OptiMES. 

Kalkulator wdrożenia