Система управления производством
Система управления производством
System do zarządzania produkcją
System do zarządzania produkcją
Menu

Elektroniczny obieg dokumentacji – korzyści  

Firmy produkcyjne z różnych sektorów stają w obliczu rosnącej globalnej konkurencji, której można stawić czoła jedynie  poprzez  stałe doskonalenie procesów i budowanie przewagi, w postaci lepszej organizacji operacji i procesów, wyższego poziomu obsługi i lepszych relacji z klientami. Program do zarządzania produkcją OptiMES pozwala nie tylko  zyskać pełną kontrolę i usprawnić procesy mające miejsce w hali produkcyjnej czy na magazynie, ale także  zoptymalizować i przyspieszyć pracę  poprzez wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentacji.

Elektroniczny obieg dokumentacji w firmie produkcyjnej

Elektroniczny system obiegu dokumentów staje się podstawą efektywnego działania firm produkcyjnych. Dzieje się tak, ponieważ potrzebują  one stałego wglądu w każdy proces i działanie na wszystkich etapach łańcucha wartości. Niezbędna jest też  bardziej optymalna koordynacja działań i szybka wymiana informacji między jednostkami biznesowymi, oddziałami, dostawcami, partnerami i klientami.

Dzisiejsze rozwiązania technologiczne  pozwalają firmom produkcyjnym na  stałe doskonalenie procesów, zwiększenie wydajności i jakości produktów, ograniczanie ilości odpadów czy zmniejszenie zużycia energii.  Jednocześnie poziom skomplikowania procesów, mnogość produkowanych wariantów i zawiła sieć dostawców oraz logistyka  stwarza liczne wyzwania w zakresie kontroli oraz płynnego przepływu informacji, zamówień i zleceń.  Klienci oczekują produktów coraz lepszych jakościowo po  jeszcze niższych cenach a  przedsiębiorstwa produkcyjny muszą działać zgodnie z coraz to  surowszymi przepisami i normami. Te aspekty sprawiają, że producenci coraz częściej decydują się na zautomatyzowane elektroniczne systemy zarządzania dokumentami i oprogramowanie do zarządzania produkcją.

Co daje elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

Cyfryzacja procesów przynosi firmie zwiększenie wydajności na wielu polach. W momencie, kiedy papierowe dokumenty są zastępowane  elektroniczną dokumentacją, rośnie produktywność, skuteczność kontroli procesów  i elastyczność działania.  Wygodny dostęp do różnego typu dokumentów, których część można sprawnie generować w sposób częściowo lub w pełni zautomatyzowany (np. analiz, raportów, dokumentów magazynowych, bazy surowców, zamówień, instrukcji, rysunków, ekspertyz itp.) sprawia, że wzrasta tempo pracy,  spada ilość błędów, firma gromadzi know how a pracownicy czują ulgę nie musząc wykonywać rutynowych powtarzalnych czynności.

Każda jednostka w firmie może uzyskać dostęp do informacji operacyjnych wymaganych do realizacji swoich konkretnych celów, dzięki czemu możesz mieć pewność, że decyzje są podejmowane świadomie i w oparciu o rzetelne dane. Pracownicy komunikują się sprawniej niż do tej pory a ponadto oszczędzają czas, który wcześniej był marnowany np. na kilkakrotne ręczne wprowadzanie tych samych danych, wykorzystywanych przez różne zespoły.

Elektroniczny obieg dokumentacji w ramach modułów OptiMES pozwala na:

  • usprawnienie procesu przyjmowania dostaw  i wydawania towarów,
  • automatyczne zamówienia do dostawców,
  • sprawne przeprowadzanie inwentaryzacji i utrzymanie optymalnego poziomu zapasów,
  • bezpieczne przechowywanie informacji,
  • sprawne zarządzanie współpracą z dostawcami, podwykonawcami,
  • profesjonalne zarządzanie relacjami z klientami,
  • dostarczanie rzetelnych danych klientom na bazie bieżących informacji o statusie zlecenia prosto z systemu, wgląd we wszystkie oferty i raporty,
  • zautomatyzowane przygotowywanie powtarzalnych dokumentów,
  • spełnienie zgodności z normami np. ISO 9001,
  • odtwarzanie działań i śledzenie cyklu życia produktów,
  • efektywne gromadzenie i przechowywanie wiedzy w organizacji,
  • oszczędność czasu i pieniędzy.

Można powiedzieć, że każda optymalizacja i wdrożenie systemu przyspieszającego pracę,  skutkuje oszczędnościami czasu i pieniędzy. W tym przypadku mówimy dodatkowo o ograniczeniu kosztów związanych z kupowaniem papieru, serwisowaniem drukarek, przestrzenią niezbędna do archiwizowania dokumentów oraz czasem pracy osób, które zajmują się gromadzeniem dokumentów. Dodatkowo dochodzi czas pracowników, którzy poświęcili  zdecydowanie za dużo uwagi na wyszukiwanie dokumentów w metalowych szafach i źle opisanych segregatorach. Z tego punktu widzenia, zainwestowanie w elektroniczne zarządzanie dokumentami i całą produkcją to bardzo rozsądna biznesowo decyzja.

Elektroniczny obieg dokumentów w czasach pandemii

Aktualne sytuacja związana z Covid-19 dodatkowo utrudnia efektywną organizację pracy – zarówno od strony organizacji pracy wewnątrz firmy jak również problemów związanych z logistyką i dystrybucją. Cyfryzacja procesów i szeroko pojętej komunikacji sprawia, że w ramach systemu OptiMES każda osoba ma dostęp do panelu meldunkowego z dowolnego miejsca i urządzenia z dostępem do Internetu. Zarządzanie – przydzielanie obowiązków, akceptowanie planowanych działań, rozliczanie, analiza raportów czy podejmowanie strategicznych decyzji nie jest już powiązane z obecnością w przedsiębiorstwie.  Jednocześnie osoby, które niespodziewanie nie mogą pojawić się w pracy, zostawiają po sobie czytelną i udokumentowaną historię działań i procesów – bez nieporozumień i luk w danych.

Cyfryzacja procesów i elektroniczne dokumenty są w stanie zwiększyć produktywność, obniżyć koszty działalności i pozwolić na bardziej elastyczne reagowanie na zmiany w otoczeniu i środowisku biznesowym.  Dodatkowo, integracja OptiMES z innymi systemami używanymi w przedsiębiorstwie produkcyjnym czy magazynowym (np. Fakturowania.pl, programy księgowe, WooCommerce i wiele innych), logowanie i dostęp do niezbędnych danych  z poziomu jednego narzędzia  pozwalają oszczędzić jeszcze więcej czasu.  Narzędzie posiada modułowa budowę, dlatego możesz dostosowywać je do potrzeb swojej firmy, adresując obszary, które  wymagają wdrożenia usprawnień. System automatycznie aktualizuje krytyczne informacje, takie jak dane klientów, zlecenia, zamówienia u dostawców, stany magazynowe itp., przez co zapewnia wzrost efektywności przepływu pracy w całej firmie.

Dowiedz się więcej o funkcjonalnościach OptiMES i przetestuj  demo systemu!

 

Masz pytania?
Masz pytania?

Zespół specjalistów OptiMES ma już ponad 14 lat doświadczenia we wdrażaniu rozwiązań informatycznych w przedsiębiorstwach produkcyjnych.
Jeżeli masz jakieś pytania napisz do nas! Jesteśmy dostępni pod numerem telefonu 535 455 855 i adresem mailowym biuro@syneo.pl.

Najnowsze wpisy

Wypróbuj OptiMES za darmo!

14 dni bez zobowiązań! Karta kredytowa nie jest wymagana.