Firmy produkcyjne i dystrybucyjne każdego dnia mierzą się z ogromem wyzwań płynących z konieczności sprostania oczekiwaniom współczesnego klienta. Zarządzanie łańcuchem dostaw to wymagające zadanie, jednak można je nieco usprawnić i uprościć – między innymi dzięki użyciu wskaźnika OTIF (on time in full). Ten KPI jest jednym z podstawowych wskaźników efektywności i mierzy poziom perfekcyjności dostaw. Jakie składowe obejmuje, jak policzyć OTIF i jakie korzyści przynosi korzystanie z tego wskaźnika? O tym poniżej.
Spis Treści:
- Co to jest OTIF?
- Składowe OTIF
- Wzór na OTIF
- Wdrożenie wskaźnika OTIF – korzyści
- Jak poprawić niski wskaźnik OTIF?
- Jak eliminować straty?
- Nowoczesny system do zarządzania produkcją i dystrybucją
Co to jest OTIF?
Wskaźnik OTIF mierzy wydajność logistyki. Pozwala określić, na ile łańcuch dostaw jest w stanie wypełnić uzgodnienia z klientem i dostarczyć produkt w ilości zamówionej przez klienta, w zadeklarowanym terminie oraz z zachowaniem zgodności jakościowej. Co to oznacza w praktyce?
Składowe OTIF
Obliczanie OTIF wymaga w pierwszej kolejności wyliczenia 3 wymienionych powyżej parametrów – poniżej przykłady obrazujące jak należy je rozumieć:
Zgodność ilościowa – wyraża ona procentowo, jaka część zamówienia została dostarczona.
Jeśli Klient zamówił 1000 szt. produktu a firma dostarczyła 900 szt. zgodność ilościowa wynosi 90%.
Zgodność jakościowa – określa procentowo jaka część z zamówienia została dostarczona w stanie idealnym. Tzn. bez żadnych uszkodzeń, które powstały w wyniku działań logistycznych np. pakowania, transportu itp.
Jeśli klient zamówił 100 szt. a jedna z nich została uszkodzona podczas transportu zgodność jakościowa wynosi 99%.
Zgodność terminowa – określa procentowo zgodność terminu dostarczenia zamówienia z ustalonym terminem. Zarówno opóźnienie jak i wcześniejsza dostawa niż ustalono z Klientem powoduje obniżenie tego parametru.
Jeśli ustalono termin dostawy na 5 dni od daty zamówienia a klient otrzymał przesyłkę 6 dni od daty zamówienia to zgodność terminowa wynosi 80%.
Jeśli dostawca, w ramach tych samych ustaleń dostarczy towar dzień wcześniej, czyli po dniach, zgodność terminowa również wyniesie 80%.
Wzór na OTIF
OTIF = % zgodność ilościowa x % zgodność terminowa % x zgodność jakościowa
Wdrożenie wskaźnika OTIF – korzyści
Kontrola tego wskaźnika i wprowadzanie zmian w zakresie zgodności pozwala budować stabilną a także obniżyć koszty działalności.
Analiza zgodności ilościowej, jakościowej i terminowej może zostać wprowadzona nie tylko w odniesieniu do obsługi klienta, ale także do oceny wewnętrznej efektywności działań producenta. W pierwszym przypadku pozwala to wdrożyć działania usprawniające obsługę i podnoszące jakość serwisu dostarczanego dla klienta. Analizując te wskaźniki w ramach wewnętrznych procesów logistycznych pozwala odnaleźć etapy, które nie działają tak jak powinny (analizie może podlegać zgodność odnosząca się np. do pracowników magazynu, którzy kompletują i transportują części czy surowce do produkcji dla danego gniazda produkcyjnego). Wdrożenie zmian eliminuje zbędne koszty obsługi logistyki wewnątrz firmy i zwiększa wydajność pracy.
Dodatkowo, posługując się tym KPI można także sklasyfikować dostawców, zgodnie z poziomem usług jakie świadczy. Na poziomy wysokiej wiarygodności dostaw, podwyższonego ryzyka oraz wysokiego ryzyka wiarygodności dostaw. Dla każdej z tych grup można ustalić określone procedury związane z częstotliwością, wielkością próby i zaawansowaniem kontroli dostaw. Wpływa to na znaczne ograniczanie czasu przeznaczanego na kontrolę dostaw.
Jak poprawić niski wskaźnik OTIF?
Rozważając jak podejść do mierzenia i poprawy OTIF, szybko dochodzimy do wniosku, że towar dostarczony do klienta to czubek góry lodowej. Analizując wewnętrzną logistykę i procesy także zdajemy sobie sprawę, że za gotowym wyrobem kryje się szereg procesów. Sieć producentów i dostawców surowców, półfabrykatów potrzebnych do wyprodukowania towaru a także proces produkcji. W zależności od branży i specyfiki samego wyrobu, często jest to skomplikowany technologicznie proces i rygorystyczne normy jakościowe. Należy również pamiętać o procesie magazynowania.
Obszary, które są potencjalnym źródłem strat i problemów i obniżają OTIF to:
- prognozowanie popytu,
- dostępność produktu ( na co składa się dostępność surowców, maszyn i zasobów ludzkich),
- przyjęty system przetwarzania zamówień,
- magazynowanie, kompletacja i dostawa.
Jak eliminować straty?
Biorąc pod uwagę wszystkie te kwestie, należy w pierwszej kolejności skupić się na poprawie sytuacji w zakresie komunikacji z klientem. Klarowne uzgodnienie oczekiwań a także zrozumienie realiów, z których wypływają te oczekiwania wpływają na usprawnienie komunikacji i poprawę jakości świadczonego serwisu. Zarówno dla klienta zewnętrznego jak i wewnętrznego.
Drugą ważną kwestia jest dostępność danych. Wdrożenie systemu do zarządzania produkcją i gospodarką magazynową jest konieczne przy obecnych realiach. Rozwój i optymalizacja łańcucha dostaw wymaga rzetelnych danych. Nie sposób je dostarczyć w ramach tradycyjnych metod zarządzania i ręcznego zbierania danych czy nawet implementacji wielu różnych, jednak niewspółpracujących ze sobą systemów.
Nowoczesny system do zarządzania produkcją i dystrybucją
Jaki powinien być system, który pozwoli na ograniczenie strat i poprawę wskaźnika OTIF? Przede wszystkim kompleksowy i elastycznie dopasowujący się do potrzeb klienta.
Systemy do zarządzania produkcją od Optimakers spełnieją te wymogi i ma do zaoferowania użytkownikom znacznie więcej. Ten zaawansowany program do zarządzania produkcją, dzięki modułowej budowie, zabezpiecza wszystkie kluczowe obszary działania firm produkcyjnych i dystrybucyjnych. Zawiera on moduł APS do planowania produkcji i zamówień, system WMS do efektywnego zarządzania magazynem. CRM do zarządzania bazą kontrahentów i ofertami. System MES do realizacji, kontroli i rozliczania produkcji, jak również moduł RCP do rozliczania czasu pracy pracowników. Zarazem też system CMMS dedykowany kontroli i utrzymania ruchu maszyn.
System MES od Optimakers umożliwia planowanie i zarządzanie z każdego stanowiska w firmie oraz z dowolnego miejsca na świecie, z poziomu urządzenia z Internetem.
Działa w oparciu o zaawansowane algorytmy sztucznej inteligencji. Dzięki czemu w sposób szybki i bezbłędny zwiększa wydajność procesów w firmie i ułatwia zachowanie pełnej kontroli. Ogromnym ułatwieniem jest dostęp do wszystkich danych w jednym miejscu, aktualizacja parametrów i postępów prac w czasie rzeczywistym. Dane zbierane bezpośrednio z urządzeń i maszyn, wygodne zlecenie i zdawanie zadań z poziomu panelu mobilnego, zautomatyzowane procesy magazynowe z wykorzystaniem kodów RFID i czytników, wyeliminowanie ręcznego zbierania danych i wiele innych. Alerty i powiadomienia oraz zaawansowane raporty, prognozy i symulacje.
Dział wdrożeń Optimakers zapewnia szkolenia oraz dodatkowe materiały, które pozwalają na odkrycie pełni możliwości systemu i dostosowanie ustawień do potrzeb klienta. Przetestuj możliwości systemu lub zapytaj doradcę jakie parametry możesz poprawić dzięki wdrożeniu Optimakers!