OptiMES

  1. Home
  2. Docs
  3. OptiMES
  4. Dokumentacja użytkownika
  5. Ustawienia
  6. Import

Import

Zasady działania

Import tworzy lub edytuje istniejące dane w systemie.  Każdy wiersz w pliku to osobna pozycja.

Wybór encji definiuje, gdzie importowane wiersze się pojawią. Należy zwrócić na to szczególną uwagę, aby dane nie zostały dodane w błędnym miejscu.

Import danych

Za pomocą wbudowanego importera jesteśmy wstanie dodać do systemu dane:

  • Dokumenty przyjęcia
  • Klienci
  • Kontrakty
  • Postęp zleceń produkcyjnych
  • Produkty
  • Przeliczniki jednostek
  • Struktura surowcowa
  • Surowce
  • Zamówienia
  • Zlecenia produkcyjne

Przygotowane przez nas szablony plików do importu pomogą Ci bezboleśnie przejść przez ten proces.

Przechodzimy do Menu -> Ustawienia -> Import i eksport danych 

Wybieramy rodzaj danych który chcemy zaimportować i klikamy przycisk “Importuj” 

Wybieramy plik który chcemy zaimportować zgodnie z ustawieniami powyżej. 

Następnie mapujemy  kolumny  według danych z excela. Po wybraniu pliku i kolumn klikamy przycisk
“Importuj”. 

Przy dużej ilości danych w pliku czas importu może się wydłużyć. Po zaimportowaniu pojawi nam się komunikat. Jeśli komunikat będzie na zielonym tle, oznacza to pomyślne wykonanie importu.

Teraz należy zweryfikować, czy zaimportowane dane są poprawne.

Format pliku

  • Wymagany format pliku to CSV – każdy wiersz to pojedyncza pozycja. Dane nie mogą łamać wiersza (np. notatka w jednej komórce na wiele linii).
  • Separator danych (komórek): znak średnika “;“. Uwaga: niewłaściwy separator spowoduje wyświetlenie błędów o wymaganych kolumnach.
  • Kodowanie znaków: UTF-8. Uwaga: niepoprawnie kodowanie może skutkować błędnie zaimportowanymi danymi (np. tzw. “krzaki” zamiast polskich znaków) lub całkowicie uniemożliwić import.
  • Maksymalny rozmiar: 50 MB.
  • Opcjonalnie: wiersza nagłówka – wiersz opisujący dane w komórkach, zalecany gdyż może być pomocny w ewentualnej analizie danych w pliku. Dane z nagłówka są ignorowane przez importer.
  • Dopuszczalny format daty: RRRR-MM-DD np. “2019-02-06” – 6 lutego 2019 roku.

Mapowanie kolumn

Należy oznaczyć jakie dane w jakich kolumnach pliku się znajdują. Pola wymagane są oznaczone gwiazdką.

Mapowanie odbywa się za pomocą liter: A – pierwsza kolumna, B – druga kolumna itd. (podobnie jak np. w programie Excel).
Uwaga: daną kolumnę można wybrać tylko raz. Po zaimportowaniu ustawienia kolumn zostaną zapisane.

Uwaga: atrybutów typu plik nie da się zaimportować. Pole “kolumna” dla takiego atrybutu należy zostawić puste.

Problemy przy imporcie

Dane są sprawdzane przed importem. W przypadku błędów poszczególnych danych zostanie wyświetlony komunikat z informacją.

Dla dużych ilości danych import może zająć dłuższą chwilę – należy odczekać do końca.

W przypadku ogólnego błędu pozostaje analiza pliku. Należy upewnić się, że plik posiada właściwą strukturę – odpowiednią ilość kolumn oraz separator.

Przykład utworzenia pliku w programie Excel (MS Office)

Excel umożliwia zapis pliku z wymaganym formatem. Potrzebne będą wszystkie wymagane kolumny.

Jeżeli mamy już plik z wymaganymi kolumnami możliwy do otwarcia w Excel’u (np. xls/xlsx) możemy go zapisać w następujący sposób:

  1. Z menu wybieramy Plik→ Zapisz jako→ Przeglądaj (lub jedno z wcześniej wybieranych miejsc).
  2. W oknie “Zapisywanie jako” możemy wybrać miejsce (katalog) gdzie będziemy chcieli zapisać plik.
  3. Zmieniamy format pliku w polu “Zapisz jako typ” – wybieramy “Plik CSV UTF-8 (rozdzielony przecinkami) (*.csv)” – należy wybrać typ z frazą “UTF-8” !

  1. Możemy dokonać korekty nazwy pliku, następnie klikamy “Zapisz”.
  2. Jeżeli zostanie otwarte okno z pytaniem “Czy zachować w tym formacie?” – potwierdzamy “Tak” – uwaga: od tej chwili mamy w Excel’u otwarty nowo utworzony plik CSV.

Uwaga: nazwa typu pliku zawiera frazę “rozdzielony przecinkami”, co sugeruje, że plik zamiast separatorów średników zawiera przecinki – jest to zależne od ustawień regionalnych. Domyślne polskie ustawienia Windows zawierają separator średnika. 
Ustawienia regionalne można sprawdzić w: Panel sterowania → Region → zakładka Formaty → Ustawienia dodatkowe… → zakładka Liczby → pole Separator listy. W tym miejscu powinien być średnik.

Przykład utworzenia pliku w programie Libre Office Calc.

Przygotowujemy plik z wymaganymi do importu kolumnami.

Poprawnie przygotowany plik zapisujemy poprzez wybranie z menu “Plik” opcji “Zapisz jako…”.

Jako typ pliku wybieramy “Tekst CSV (.csv)”.

Następnie pojawia się okno eksportu, które wypełniamy jak na poniższym widoku.

Ważne jest aby zapamiętać gdzie zapisujemy nowo tworzony plik, ponieważ ułatwi nam to przeprowadzenie importu.

Można teraz przejść do importu w OptiMES. Należy wybrać plik i dokonać mapowania kolumn.

Czy ten artykuł był pomocny? Tak Nie

Napisz do nas.