Koszyk
Jak kontrolować stany magazynowe OptiMES

Jak kontrolować stany magazynowe?

Kontrola stanów magazynowych ma niebagatelny wpływ na kondycję całego przedsiębiorstwa. Liczne niezgodności mogą prowadzić do upadku finansowego, gdyż od dostępności odpowiednich materiałów lub/i towarów zależy rentowność instytucji.

Choć nie pierwszy rzut oka zarządzanie stanami magazynowymi wydaje się proste, to w rzeczywistości – szczególnie w przypadku dużych przedsiębiorstw – zadanie to może być naprawdę trudne. Dlatego w poniższym artykule odpowiemy na pytanie, jak kontrolować stany magazynowe, żeby nie doprowadzić do niezgodności?

Na czym polega kontrola stanów magazynowych?

Zacznijmy od podstaw i omówmy, na czym dokładnie polega kontrola stanów magazynowych? Tę czynność można określić jako nadzorowanie zapasów materiałów i towarów w firmie. Dokładna znajomość stanów magazynowych pozwala na mądre zarządzanie zasobami i zapewnienie płynności finansowej przedsiębiorstwa. Znajomość stanów magazynowych w czasie rzeczywistym jest bowiem niezbędna do prawidłowej obsługi klienta, gdyż pomaga dokładnie określić czas realizacji zamówienia i jego wysyłki.

Kontrola stanów magazynowych – jak ją przeprowadzić?

Kontrola stanów magazynowych w znaczących częściach przedsiębiorstw jest wykonywana ręcznie bądź za pomocą programu Excel. W przypadku obu tych metod najpierw operatorzy muszą dokonać inwentaryzacji ręcznie, co generuje spore ryzyko błędów. Inwentaryzacja za pomocą programu Excel różni się na etapie spisywania zebranych danych, gdyż wówczas program dokonuje wszelkich podliczeń, co minimalizuje ryzyko dalszych błędów w operacji.

Zdecydowanie skuteczniejszym sposobem kontroli towarów na magazynie jest system WMS. W tym systemie w sposób zautomatyzowany możemy wprowadzić wszelkie dane dot. operacji. System WMS gromadzi i przetwarza dane dot. zamówień i aktualnego stanu magazynu w rzeczywistym czasie. Zautomatyzowanie procesu na magazynie sprawia, że współczynnik IRA (Inventory Record Accurancy, czyli zgodność danych w systemie z rzeczywistym stanem magazynu) wynosi niemal 100%.

Co więcej, system WMS pozwala także na zapewnienie danych dot. przydatności towaru. Pozwala to szybko identyfikować na magazynie przedmioty, które należy szybko wykorzystać bądź zutylizować.

Bardziej zaawansowany system WMS pozwala także łatwo sprawdzić aktualny stan towaru na magazynie i nieraz można go połączyć z systemem dostawców, co pozwala na szybkie generowanie nowych zamówień i uzupełnienie braków na magazynach.

Co jaki czas należy uaktualniać informacje o stanie magazynu?

Częstotliwość inwentaryzacji jest zależna od wielu czynników. Do najważniejszych można zaliczyć: ilość towarów, rozmiar magazynu oraz liczbę operatorów. Te czynniki w dużej mierze warunkują to, jak często stan magazynowy powinien być sprawdzany.

Wiele przedsiębiorstw decyduje się na sprawdzanie stanów magazynowych okresowo. W takim przypadku co kilka tygodni bądź co miesiąc pracownicy liczą towary ręcznie. Takie rozwiązanie ma istotne wady – na czas inwentaryzacji z pracy wyłączona jest spora część pracowników, a ręczne liczenie towaru na magazynie może być powodem wielu błędów.

Zdecydowanie większą dokładność zapewnia częściowe liczenie towarów. Tzw. inwentaryzacja częściowa polega na częstszym liczeniu pozycji, które wyróżniają się podobnych zbiorem cech. Im częściej liczone są towary tym mniejsze będą rozbieżności pomiędzy rzeczywistym stanem magazynu a ilością towaru “na papierze”.

Największą zgodność zapewniają oprogramowania, które pozwalają na kontrolę stanów magazynowych w czasie rzeczywistym. Z pomocą systemu WMS można automatycznie monitorować rzeczywisty stan magazynu. Stała inwentaryzacja zapewnia niemal 100% zgodności, co eliminuje problemy np. wydania towaru na czas, gdyż oprogramowanie zapewnia zarówno kontrolę towaru, jak i aktualną liczbę zamówień klientów.

Jak zadbać o dokładną kontrolę stanów magazynowych?

Wyznaczenie działu odpowiedzialnego za kontrolę towaru

Do sprawnego zarządzania magazynem niezbędne jest wyznaczenie działu, który będzie odpowiedzialny za kontrolę towarów magazynowych. Kontrola sprawowana przez wiele działów i operatorów najczęściej jest przyczyną niezgodności na magazynie. Eksperci zalecają, żeby wszelkie “ruchy” towarów kontrolował jeden dział Kontroli Zapasów (dział IC). Dział Kontroli Zapasów powinien kontrolować magazyn od przyjazdu produktów od dostawców do momentu wydania towaru. Dział IC powinien także nadzorować proces dostaw i tzw. odrzutów technologicznych.

Magazynem – a właściwie jego kondycją i aktualnym stanem – nie powinna zajmować się księgowość bądź produkcja. Dział produkcji powinien skupić się na wyrobie produktów, a księgowość wyłącznie na zgodności bilansowej.

Zautomatyzowany proces kontroli stanów magazynowych

Jak wspomnieliśmy powyżej – ręczna inwentaryzacja produktu w zdecydowanej większości będzie prowadzić do niezgodności. Na ręczne podliczanie towaru mogą sobie pozwolić jedynie małe przedsiębiorstwa. Większe firmy będą ponosić straty, jeśli nie zdecydują się na zautomatyzowane zarządzanie stanami magazynowymi.

Inwentaryzacja towarów na magazynie

Choć największą dokładność inwentaryzacji zapewni przedsiębiorstwu odpowiednie oprogramowanie, to jest kilka sposobów, które umożliwiają efektywne planowanie ręcznych kontroli stanów magazynowych.

Przede wszystkim konieczne jest upewnienie się, czy zakończono wszystkie transakcje w systemie. Kolejnym krokiem jest wydruk arkuszy spisowych i przekazanie ich odpowiedniemu zespołowi. Przy zliczaniu asortymentu na magazynie warto ustalić sposób oznaczania miejsc, które są już zinwentaryzowane. W ten sposób można dość łatwo uniknąć ponownego zliczenia danego miejsca, a więc także marnotrawstwa czasu.

Po zliczeniu towarów, należy porównać wyniki z danymi, które aktualnie znajdują się w systemie, a następnie poddać analizie wszelkie rozbieżności.

Jeżeli chcesz sprawdzić jak OptiMES może pomóc Ci w żmudnym procesie kontroli magazynu i raz na zawsze rozwiązać Twój problem… wiesz co zrobić! 😉 
Sprawdź nasze demo lub zadzwoń do jednego z konsultantów, by pomogli Ci usprawnić procesy w Twoim magazynie!

Jeden komentarz

  1. […] zadaniu może być komputer mobilny, który zawiera system do zarządzania magazynem. Terminale na magazynie pomogą Twoim pracownikom wykonać swoje działania bezbłędnie i szybciej, co w oczywisty sposób […]

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.