W Lean Management możemy wyróżnić wiele metod i narzędzi, jednak do fundamentalnych filarów zwinnego zarządzania z pewnością należy metoda i filozofia Kaizen. Efektywność Kaizen sprawiła, że w ostatnich latach jest ona stosowana nie tylko w zasadach prowadzenia przedsiębiorstwem, lecz także w życiu codziennym wielu osób. Na czym polega metoda Kaizen i jakie są jej zasady?
Spis Treści:
- Definicja Kaizen
- Czym jest filozofia Kaizen?
- Metoda Kaizen – metoda małych kroków w Lean Management
- Rodzaje Kaizen
- 10 zasad Kaizen
- Jak można wykorzystać 10 zasad Kaizen w życiu codziennym?
- Jak wdrożyć Kaizen w struktury organizacji?
- Wskazówki, które pomogą Ci wdrożyć zasady Kaizen
- Metoda Kaizen w praktyce
- Zalety metody Kaizen
Definicja Kaizen
Nazwa metody i filozofii Kaizen ma swoje pochodzenie w języku japońskim, gdzie „Kai” oznacza zmiany, natomiast „Zen” to odpowiednik polskiego „na lepsze”. Kaizen w wolnym tłumaczeniu oznacza więc „zmiany na lepsze”.
Czym jest filozofia Kaizen?
Filozofię Kaizen można nazwać filozofią ciągłego doskonalenia. W Japonii jest ona wykorzystywana nie tylko w sprawnym zarządzaniu przedsiębiorstwem, lecz także w życiu codziennym. Polega ona na nieustannej poprawie jakości małych rzeczy, co znacząco pomaga m.in. w rozwoju osobistym.
Jako filozofia biznesowa Kaizen polega na ciągłej eliminacji wszelkich marnotrawstw, a także stałym zaangażowaniu pracowników na każdym obszarze procesu produkcyjnego. Filozofia Kaizen neguje status quo. Wszelkie plany powinny być na bieżąco aktualizowane i ulepszane zgodnie ze zmieniającym się środowiskiem. Jej celem jest poprawa efektywności wszelkich procesów, redukcja kosztów, a także stworzenie właściwych kryteriów oceny i wynagradzania, które będą motywować pracowników do wspólnego doskonalenia produkcji.
Metoda Kaizen – metoda małych kroków w Lean Management
Metoda Kaizen wykorzystywana w sprawnym zarządzaniu przedsiębiorstwem znana jest także jako metoda małych kroków. Według niej wszelkie zmiany powinny być dokonywane małymi krokami. Dzięki małym zmianom mamy większą kontrolę nad tym, co dzieje się w przedsiębiorstwie.
Co więcej, filozofia Kaizen traktuje wszelkie problemy nie jako przeszkody do sprawnego zarządzania przedsiębiorstwem, lecz jako okazje do wprowadzania udoskonaleń.
Rodzaje Kaizen
Wyróżniamy dwa rodzaje Kaizen: Kaizen przepływu i Kaizen procesu.
- Kaizen przepływu skupia się na odpowiednim przepływie materiałów i informacji. Co to oznacza w praktyce? Wiąże się to z reorganizacją całego obszaru pracy tak, by w możliwie jak najbardziej efektywny sposób poprawić przepływ materiałów i informacji.
- Koncepcja Kaizen jako procesu skupia się na wprowadzaniu zmian na pojedynczych stanowiskach pracy (np. metodą 5s).
10 zasad Kaizen
Zasady Kaizen są bardzo uniwersalne i mogą być stosowane zarówno w sferze zawodowej, jak i prywatnej. Idea ciągłego doskonalenia jest nie tylko doskonałym narzędziem Lean Management, lecz może prowadzić do znaczących postępów w rozwoju osobistym.
- Nie traktuj problemów jako przeszkód. Problemy stwarzają możliwości, które pozwalają na wdrożenie nowych usprawnień.
- W pracy wykorzystuj metodą „5 WHY”, która pomoże Ci dotrzeć do prawdziwego źródła problemu.
- Pod uwagę bierz pomysły wszystkich pracowników. Pracownicy na najbliższych szczeblach często zauważają utrudnienia, których nie da się dostrzec patrząc ogólnie na strukturę organizacji. Przydatny może się okazać tzw. formularz zgłaszania usprawnień, dzięki któremu pracownicy będą mogły zgłosić swoje pomysły do osoby odpowiedzialnej za projekt.
- Nie myśl nad dalekosiężnymi planami. Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia już teraz.
- Odpuść status quo. Odrzucaj ustalony stan rzeczy i skupiaj się nad wdrożeniem Kaizen poprzez nieustanne ulepszenie procesów.
- Nie szukaj wymówek, szukaj rozwiązań.
- Wybieraj proste rozwiązania, nie czekając na te idealne.
- Pieniądze to nie wszystko. Kluczem do sukcesu jest Twój spryt i to nim możesz wygrać nad konkurencją, dlatego użyj sprytu zamiast pieniędzy.
- Koncepcja Kaizen oparta jest na metodzie małych kroków, w której pomyłki są nieuniknione. Nie przejmuj się błędami – pomyłki koryguj na bieżąco i staraj się wprowadzać nowe ulepszenia.
- Ulepszanie powinno być procesem cyklicznym. Nie powinno ono mieć końca, lecz być traktowane jako długofalowa strategia, która jest systematycznie wdrażana.
Jak można wykorzystać 10 zasad Kaizen w życiu codziennym?
Filozofia Kaizen została doceniona nie tylko przez managerów i przedsiębiorców, lecz także psychologów i coachów. Zasada małych kroków, a także kwestionowanie statusu quo pomaga odnaleźć także źródło problemów w życiu codziennym i skutecznie zapobiega prokrastynacji.
Jak 10 zasad Kaizen można wykorzystać na co dzień? Przykładowo, jeśli chcesz zacząć chodzić na siłownię, nie porywaj się od razu na postanowienie 5 treningów w tygodniu. Zacznij małym krokiem – na początek w zupełności wystarczy 1-2 treningi w tygodniu, a następnie sukcesywnie można tę wartość podnosić.
Natomiast jeśli masz jakiś problem, który trudno Ci rozwiązać, to skorzystaj z metody „5 WHY” pomoże ci ona odkryć źródło problemu i znaleźć jego odpowiednie rozwiązanie. Jest ona również bardzo ważnym elementem filozofii Kaizen.
Jak wdrożyć Kaizen w struktury organizacji?
Filozofia ciągłego doskonalenia Kaizen nie może być wdrożona z dnia na dzień. Wymaga ona zmiany kultury organizacyjnej, a takie prace trwają latami. Kultura Kaizen musi wpisać się sama w struktury organizacji.
Masaki Imai, który znany jest jako Lean Guru, uważa, że do pełnego wdrożenia filozofii Kaizen do przedsiębiorstwa potrzebne są co najmniej 3 lata. Dopiero po takim czasie można ocenić efektywność metody.
W celu efektywnego wdrożenia metody Kaizen należy najpierw zwizualizować bieżące procesy zachodzące w firmie, które pomogą wyryć marnotrawstwo w miejscu pracy. W tym celu można użyć np. mapy strumienia wartości, która jest niezastąpiony narzędziem Lean Management do wykrywania marnotrawstw.
Wskazówki, które pomogą Ci wdrożyć zasady Kaizen
Wdrażanie filozofii Kaizen w struktury organizacji powinno rozpocząć się m.in. od zakwestionowania wszelkich aktualnych praktyk. Kluczem do rozwoju firmy jest zanegowanie jej obecnej formy. Skoro chcesz polepszyć jakość produkcji, to najpierw musisz zanegować tradycyjne podejście i dostrzec źródła marnotrawstwa. Choć krytyczne podejście do własnych pracowników i procesów zachodzących w firmie może być trudne, to jest kluczowym elementem do transformacji przedsiębiorstwa w stronę Lean Manufacturing i Lean Management.
Koncepcja Kaizen opiera się na wyżej wspomnianej metodzie małych kroków. Budowanie wielkiego sukcesu powinno rozpoczynać się od najmniejszych zmian. Właśnie dlatego w myśl japońskiej filozofii każdy z pracowników powinien mieć możliwość zasugerowania zmian we własnych procesach.
Postaw na otwarta komunikację wszystkich pracowników. Każdy pracownik powinien nie bać się zabrać głosu w sprawie. Ogłaszanie informacji o błędnych decyzjach jakiegoś pracownika jest niedopuszczalne w Kaizen. Kluczem do osiągnięcia sukcesu jest płynna komunikacja pomiędzy najniższymi i najwyższymi szczeblami.
Odpowiednie szkolenie pracowników dot. metody Kaizen pomoże im zrozumieć cały proces i przyjęty przez przedsiębiorstwo plan działania. Jeśli pracownicy zrozumieją, że celem zmian jest poprawa jakości produkcji, redukcja kosztów, a także ogólna poprawa warunków pracy, to chętnie będą włączać się w procesy doskonalenia produkcji.
Największe wynalazki ludzkości powstawały metodą prób i błędów. Właśnie dlatego filozofia Kaizen odrzuca perfekcję, gdyż według Lean Management każdy proces można zawsze ulepszyć. W pomysłach na przydatne są narzędzie Lean takie jak Six Sigma czy 5s.
Proponowane zmiany powinny być strategicznie wdrażane za pomocą cyklu PDCA (planuj, wykonuj. sprawdzaj, działaj).
Metoda Kaizen w praktyce
A jak z reguły wygląda w praktyce wdrażanie metody Kaizen? Zwykle wdrażanie japońskiej ideologii przyjmuje dość sformalizowaną postać.
Na początku powoływany jest nadzorujący wdrożenia Kaizen. Taka osoba odpowiedzialna jest m.in. za szkolenie pracowników. Kolejnym krokiem jest wprowadzenie formularza usprawnień, który zazwyczaj ma po prostu postać skrzynki bądź uwagi przekazywanej drogą mailową, która została przedstawiona przez nadzorującego projekt. Propozycja zmian jest przyjmowana bądź odrzucana. W przypadku akceptacji wniosku do wdrożenia zmiany powołuje się osobę, która była pomysłodawcą, innych pracowników bądź nadzorującego w celu egzekucji pomysłu. Po wdrożeniu zmian nadzorujący dziękuje pracownikom za udział, a także wprowadza nagrody dla najlepszych usprawnień.
Zalety metody Kaizen
Koncepcja Kaizen może przynieść niekwestionowane korzyści zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym – na co wskazują liczne przykłady. Kaizen stosowany był m.in. przez Motorolę, która w krótkim czasie od zmiany kultury pracy osiągnęła szczyt swoich sukcesów.
Wśród zalet wdrożenia filozofii Kaizen można wyróżnić m.in.:
- zwiększenie wydajności,
- wykorzystanie wszystkich zasobów,
- eliminacja marnotrawstwa,
- zwiększenie satysfakcji pracowników,
- poprawa jakości produktów.