Co to jest system ERP?

System ERP – co to jest?

Zagadnienie system ERP, system klasy ERP czy system informatyczny ERP to pojęcia tak często pojawiające się w kontekście zarządzania firmą i optymalizacji produkcji, że zdecydowanie warto je znać. Przedstawiamy wprowadzenie do tematu, w skondensowanej formie wyjaśniające jego charakter i znaczenie.

System ERP – definicja  

Pojęcie ERP pochodzi od angielskiego Enterprise Resource Planning i oznacza dokładnie tyle, co Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa. Już ta krótka charakterystyka wskazuje jak szerokie i pojemne jest to zagadnienie. Choć najczęściej kojarzy się z systemem komputerowym, który ma wspomóc realizację poszczególnych procesów w produkcji, a także umożliwić sprawne zarządzanie nim. To w praktyce system ERP odnosi się do strategii sterowania procesem produkcyjnym, nastawionej na maksymalne wykorzystanie produkcji i zwiększenie jej rentowności.

System ERP to złożony system informatyczny stworzony w celu wsparcia działania przedsiębiorstwa czy organizacji. W praktyce, system klasy ERP może odpowiadać za:

– księgowość, czyli procesy biznesowe związane z prowadzeniem rachunkowości finansowej,

– kadry i płace, czyli zarządzanie zasobami ludzkimi,

– wytwarzanie produktów,

– kontrolę stanów magazynowych,

– zbieranie zamówień, kontrolowanie sprzedaży,

– monitorowanie jakości wytwarzanych produktów.

 

W kontekście powyższych przykładów –  zasobami, na których działa system ERP są wszelkie zasoby firmy, od środków pieniężnych, przez surowce, produkty i park maszynowy, na pracownikach kończąc. Dzięki temu, za sprawą oprogramowania ERP można dokonać zmian optymalizacyjnych we wszystkich działaniach firmy, wpływających na produkcję, logistykę, sprzedaż, zarządzanie zasobami ludzkimi, finanse. Dobrej klasy system ERP obejmuje całość procesów produkcyjnych i dystrybucyjnych zachodzących w danej firmie, a jego celem jest integracja wszystkich działań organizacji, usprawnienie przepływu danych i znaczne uproszczenie procesów biznesowych. Dlatego system ERP uznać można za podstawę koordynującą zarządzanie biznesem, jednak dla przedsiębiorstw produkcyjnych niezbędnym narzędziem do owocnego funkcjonowania jest system MES do planowania, kontroli i zarządzania produkcją.

Alternatywa dla systemu ERP? System MES!

System ERP, skąd to się wzięło, czyli krótki rys historyczny.

Wszystko zaczęło się od rozwoju informatyzacji, która wraz ze wzrostem zastosowania baz danych, pozwoliła na powstanie systemu MRP, służącego do planowania zapotrzebowania materiałowego. Miało to miejsce w latach sześćdziesiątych XX wieku. Kolejnym krokiem było rozszerzenie MRP o moduł planowania potrzeb materiałowych, ale o zamkniętej pętli – ten system pozwalał na szybką reakcję na dynamiczne zmiany w parametrach produkcji. Obok aspektu planowania potrzeb materiałowych, pojawiały się powiązane zagadnienia, czyli kwestia kontroli produkcji, czy temat przepływu materiałów i wyrobów gotowych do magazynu. Następnym krokiem w rozwoju był MRP II, służący do planowania zasobów produkcyjnych. Rozbudowano go o elementy sprzedażowe i związane z rozliczaniem zasobów produkcyjnych.

Określenie ERP pojawiło się w użyciu po raz pierwszy w 1990 roku i stanowiło konsekwencję rozwoju modelu MRP II. Rozbudowane o moduły wspomagające podejmowanie decyzji w zakresie zarządzania przedsiębiorstwem, na bazie wykorzystania sztucznej inteligencji zbierającej, przechowującej, ale przede wszystkim analizującej dane z różnych dziedzin działalności firmy. Wszystko po to, by zintegrować ze sobą wszystkie obszary działalności i maksymalnie wykorzystać zasoby, którymi dysponuje organizacja. Zdecydowanie bezcenną funkcją systemów ERP jest możliwość symulowania decyzji oraz testowania ich skutków, co pozwala uniknąć wielu błędów, w tym także finansowych.

Od kilku lat na rynku funkcjonują również systemy ERP II. To nowy standard systemów zarządzania pozwalających na pracę w sieci. Czym różnią się systemy ERP II od swoich poprzedników? Przede wszystkim umożliwiają dostęp do systemu i informacji za pomocą klasycznych przeglądarek internetowych. Ta funkcjonalność pozwala na bezproblemowe zarządzanie kontaktami z klientem (CRM). Systemy ERP II wykorzystują również nowoczesne narzędzia analityczne Business Intelligence. Poza tym w ich przypadku istnieje możliwość tworzenia systemów internetowych z dostępem dla partnerów i klientów.

Zasoby przedsiębiorstwa, czyli czym zarządza system informatyczny ERP.

Celem zobrazowania wielopłaszczyznowego zasięgu oddziaływania systemu ERP należy zastanowić się nad kwestią zasobów firmy, bo właśnie one stanowią potencjał przedsiębiorstwa i od sposobu ich wykorzystania zależy całościowa kondycja danego biznesu. Zasoby przedsiębiorstwa to wszystkie elementy, którymi dysponuje firma. Może być nimi wszystko, co daje firmie możliwości szybszego i sprawniejszego rozwoju. Praktycy biznesu dzielą zasoby według różnych kryteriów, jednak najbardziej praktycznym podziałem jest ten na zasoby materialne i niematerialne.

Co konkretnie zalicza się do zasobów firmy? Poniżej kilka przykładów:

  1. Zasoby ludzkie, czyli najistotniejszy z zasobów, szczególnie wpływający na zaistnienie i eksploatację pozostałych zasobów. Zaliczają się do niej wszyscy pracownicy firmy oraz ich umiejętności.
  2. Środki materialne – od nieruchomości, przez urządzenia, maszyny produkcyjne, środki transportu, po artykuły biurowe.
  3. Środki finansowe, czyli zasoby pieniężne, które są konieczne na każdym etapie rozwoju firmy, od jej założenia, przez rozwój, po utrzymanie przewagi nad konkurencją. Do wszystkich tych etapów konieczne jest posiadanie finansów na inwestycje.
  4. Zasoby wiedzy – know-how firmy, obejmujące patenty i oficjalne licencje, ale także wewnętrzne procedury czy unikalne receptury.
  5. Zasoby infrastrukturalne – to, w jakiej formie występują, zależy od tego, w jakiej branży działa dana firma. Np. dla biura księgowego zasobem infrastrukturalnym będzie specjalistyczne oprogramowanie księgowe.
  6. Wyobraźnia – unikalny zasób pozwalający na wypracowanie nieograniczonej liczby sposobów na zaspokojenie potrzeb swoich klientów i pokonanie firm konkurencyjnych.

Dlaczego w biznesie tak dużo mówi się o zasobach? Ponieważ to racjonalne zarządzanie nimi decyduje o pozycji firmy. Choć brzmi to prosto, w praktyce oznacza koordynację tak wielu dziedzin działalności firmy, że trudno oczekiwać, by człowiek był w stanie robić to szybko i bezbłędnie.  Zmieniające się otoczenie biznesowe, konkurencja pojawiająca się z dnia na dzień, rosnące oczekiwania klientów, rozwój technologiczny, trudność w dostępie do wykwalifikowanych pracowników i jakościowych surowców – to tylko kilka z wyzwań, z jakimi muszą sobie radzić współczesne przedsiębiorstwa.

Jedno jest pewne, im szybciej firma zacznie sobie radzić z efektywnym zarządzaniem zasobami, tym większe ma szanse na zdobycie i utrzymanie stabilnej pozycji na rynku. W tym właśnie pomagają systemy ERP.

Do czego służy system ERP?

To rozwiązanie, które gdy zostanie uszyte na miarę przedsiębiorstwa, przejmie na siebie wiele procesów i precyzyjnie odpowie na bieżące potrzeby. Kilka przykładów:

– w zakresie produkcji może odpowiadać za planowanie, budżetowanie, czy konkretnie jej realizację – od kontroli nad stanem surowców i ich zamawianie, po zarządzanie procesami technologicznymi i serwisem linii produkcyjnych, jednak warto pamiętać, że celem głębszego wniknięcia w problemy i potrzeby produkcji, a także optymalizację jej procesów warto zainwestować w dedykowany system realizacji produkcji, jak  OptiMES;

– na płaszczyźnie zasobów ludzkich, może wspierać w planowaniu grafików, szkoleń, kontroli i rozliczania czasu pracy;

– w zakresie wytwarzania produktów – kontroluje terminowość i harmonogram produkcji, pomaga wdrażać systemy zarządzania jakością;

– w aspekcie analiz finansowych – zbiera i analizuje dane np. o kosztach produkcji czy procesie sprzedażowym.

Działanie systemu klasy ERP. Czego się spodziewać?

Klucz do sukcesu tkwi w przetwarzaniu danych, których rzetelne gromadzenie, płynny przepływ i racjonalna analiza stanowią o powodzeniu firmy produkcyjnej. W dużym uproszczeniu system ERP służy właśnie do zbierania danych, które następnie przetwarza i przekazuje użytkownikom, w formie uporządkowanych informacji. Co więcej, udostępnione dane spełniają wszystkie warunki ku temu, by być użytecznymi i opłacalnymi, a mianowicie są: dokładne, kompletne, odnoszą się do czasu rzeczywistego. Jak to działa? Systemy klasy ERP umożliwiają wprowadzanie zmian w czasie rzeczywistym, a więc dane są dostępne już w momencie ich wpisywania do systemu. To spore ułatwienie dla pracowników, które przekłada się w oczywisty sposób na wzrost wydajności pracy i mniejsze ryzyko popełnienia błędu. Całość danych zapisywana jest we wspólnej dla całego przedsiębiorstwa bazie danych, które są w pełni bezpieczne i nie ma ryzyka ich utraty.

Przykłady praktycznego działania systemu ERP da się wyłuszczyć z każdego procesu zachodzącego w przedsiębiorstwie. Schemat jest bardzo prosty – użytkownik odpowiedzialny za konkretny etap produkcji wprowadza do systemu dane na temat swojego działania, kolejni użytkownicy dodają swoje informacje, w konsekwencji, czego tworzy się zbiór danych, dostępnych dla wszystkich zainteresowanych. Na podstawie takiego przepływu informacji nawet w bardzo rozbudowanym przedsiębiorstwie, najbardziej skomplikowane procesy są precyzyjnie zaplanowane i realizowane – chodzi np. o terminowe dostawy surowców do produkcji konkretnej partii wyrobów, zamówionych na ściśle określony termin. Należy jednak pamiętać, że system ERP nie odzwierciedla procesu produkcji, dlatego nie jest też w stanie zebrać informacji np. o stanie produkcji, jej harmonogramie czy problemach. Do tego typu kwestii niezbędnym narzędziem jest system MES, który pozwoli na optymalizację produkcji i zwiększenie jej wydajności.

Uwolnij moce produkcyjne z OptiMES!

Charakterystyka systemów ERP

Ze względu na niezwykle istotną rolę odgrywaną przez system ERP w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, warto wskazać najistotniejsze cechy użytecznego systemu.

Systemy informatyczne ERP należą do oprogramowania modułowego, a więc składają się z kilku niezależnych od siebie, ale współpracujących ze sobą aplikacji. Z założenia są rozwiązaniami uniwersalnymi, które sprawdzają się niezależnie od branży czy sposobu prowadzenia działalności gospodarczej. Najczęściej wykorzystywanymi modułami są te do zarządzania księgowością i finansami, sprzedażą i zakupami, środkami trwałymi oraz gospodarką magazynową. Natomiast do zarządzania produkcją najlepszym wyborem jest system typu MES.

Systemy ERP zalicza się do zintegrowanych systemów informatycznych, ponieważ integruje funkcjonalności z różnych obszarów działania. Raz wprowadzone do systemu informacje są dostępne od razu we wszystkich miejscach systemu i mogą być wykorzystywane dalej, np. podczas podejmowania decyzji operacyjnych czy strategicznych.

Firma stanowi swoisty organizm, w którym jedne elementy są ściśle powiązane z innymi, a i ich praca jest od siebie uzależniona. Dlatego, tak istotne jest, by system ERP był kompletny i kompleksowy – powinien obejmować wszystkie dziedziny funkcjonowania przedsiębiorstwa, ponieważ tylko wtedy będzie zdolny do zbierania kluczowych informacji i analizowania ich, w taki sposób, by uzyskane dane były użyteczne. Wcale nie oznacza to, że taki system ma być wdrożony jednocześnie w całej firmie, wręcz przeciwnie – dobry system ERP składa się z modułów dotyczących poszczególnych dziedzin działalności i daje się wprowadzać etapami, tak by precyzyjnie zgrać się z systemami już działającymi. Takie etapowe wdrażanie systemu to też pewność, że wszystkie procesy analizuje prawidłowo i bezbłędnie zbiera dane z poszczególnych podsystemów, czyli jest idealnie dopasowany do potrzeb przedsiębiorstwa.

Co bardzo ważne, dobry system ERP powinien być regularnie aktualizowany, np. szczególnie w kwestiach przepisów prawnych w temacie zarządzania zasobami ludzkimi czy w kwestiach podatkowych. Bez tego, z czasem straci swoją funkcjonalność, ponieważ bez aktualnych danych prawnych będzie po prostu bezużyteczny.

System ERP powinien być zintegrowany z systemem MES, odpowiadającym za zarządzanie produkcją. Tylko przy ich ścisłej współpracy zyskuje się rzetelne dane i możliwość ich pełnego wykorzystania dla celów biznesowych przedsiębiorstwa.

System ERP – dlaczego warto.

Decyzja o wdrożeniu systemu ERP powinna, a nawet musi wiązać się z licznymi przemyśleniami, analizami i testami. Tylko dzięki nim zyskujemy szansę na dobranie rozwiązania, które idealnie wpasuje się w organizację firmy i wesprze osiągnięcie założonych celów. Wszystkie starania są warte zaangażowania, ponieważ systemy ERP to warte uwagi wsparcie w zarządzaniu dochodową firmą. Skąd ta pewność? Wskazuje na to dynamika rozwoju branży, systemy wspierające zarządzanie są coraz bardziej rozbudowane i skuteczne, korzystają z nich miliony firm, ponieważ to inwestycja, która się opłaca.

Korzyści wynikające z wdrożenia systemu dostrzegalne są na wszystkich poziomach działalności firmy. Poniżej przykłady:

OBSZAR DZIAŁALNOŚCI FIRMYKORZYŚCI Z ZASTOSOWANIA SYSTEMU ERP
Produkcja– planowanie produkcji i jej rozliczanie zajmuje mniej czasu;

– harmonogramowanie staje się bardziej efektywne;

– system umożliwia automatyzację często powtarzanych procesów, co przekłada się na spadek ilości pomyłek i błędów w produkcji;

– wzrasta wydajność;

– wykorzystanie zasobów planuje się precyzyjniej, przez co ich wykorzystanie jest bardziej efektywne;

– skróceniu ulega czas produkcji;

– wzrasta terminowość dostaw;

Gospodarka materiałowa– zapasy magazynowe mogą być mniejsze;

– łatwiej o racjonalną rotację materiałów;

Zaopatrzenie– spadają koszty zarządzania poziomem zapasów;

– następuje optymalizacja procesów zakupowych, która wynika z dostępu do bieżących danych o stanie zaopatrzenia;

Księgowość i finanse– nieograniczony dostęp do historycznych i bieżących danych finansowych, który pozwala na płynny monitoring finansów firmy i odpowiedzialne zarządzanie należnościami i zobowiązaniami;
Kontakty z klientami– wzrasta jakość obsługi klienta;

– możliwe jest szybsze reagowanie na potrzeby klientów i rynku;

– wzrasta jakość obsługi posprzedażowej i serwisowej;

– rośnie lojalność klientów, doceniających terminowość dostaw i wysokie standardy obsługi;

– wszystkie powyższe punkty przekładają się na bezpośredni wzrost sprzedaży;

Zasoby ludzkie– płynne zarządzanie zadaniami dla pracowników i rozdziałem pracy;

– optymalizacja nakładów pracy;

– zredukowanie kosztów pracy;

– obieg informacji jest szybszy i skuteczniejszy;

– ten sam zespół może wykonać więcej czynności, ponieważ część z nich jest zautomatyzowana.

Warto pamiętać, że skala korzyści, jakie można uzyskać wdrażając dobry system ERP uzależniona jest od charakteru działalności przedsiębiorstwa i poziomu jego rozwoju. Inne cele będzie miała firma z jedną linią produkcyjną, inne korporacja o zasięgu międzynarodowym i fabrykach w kilku krajach. Jednak w każdym przypadku system ERP, jeżeli zintegrowany z innymi systemami przedsiębiorstwa, np. systemem MES, będzie wsparciem dla zarządzania firmą i sposobem na osiągnięcie wyższych zysków przy niższym zaangażowani zasobów.

Sygnały przemawiające za potrzebą wdrożenia systemu ERP.

Współczesna rzeczywistość biznesowa wymaga, by produkować dużo, szybko i tanio. Ten, kto nie spełnia tych warunków, nie ma szans na powodzenie. Dlatego też nie sposób prowadzić konkurencyjną firmę bez wykorzystania wszystkich możliwych elementów wsparcia biznesu – a mocnym wsparciem jest właśnie odpowiedni system ERP.

Oprogramowanie klasy ERP umożliwia sprawne zdobywanie wiedzy o bieżących zasobach, zadaniach i procesach w firmie, na podstawie tych danych umożliwia usprawnienie codziennej pracy przez automatyzację często powtarzanych czynności, a także daje podstawy do kontroli zgodności procesów z założonym harmonogramem, i eliminację ewentualnych błędów w produkcji czy opóźnień.  Dostępny jest szeroki wachlarz rozwiązań – takich, które sprawdzą się w mikro przedsiębiorstwach oraz wielomodułowych systemów dla średnich i dużych firm. Ogromną ich zaletą jest możliwość doboru takich funkcji, które będą faktycznie użyteczne w danym biznesie i adekwatne do poziomu jego rozwoju. W dowolnym momencie można dokupić i wdrożyć kolejne moduły, które umożliwią optymalizację działania firmy na nowych płaszczyznach, zgodnych z kierunkiem i dynamiką wybranego biznesu. Natomiast w przypadku międzynarodowych działalności, warto uwzględnić fakt, że profesjonalny system ERP to możliwość zarządzania zespołem fabryk, albo pojedynczą firmą. W ramach systemów ERP, każda działalność znajdzie coś dla siebie.

Dlaczego warto szukać? Przede wszystkim, dlatego, że wymaga tego otoczenie biznesowe i oczekiwania klientów. Wzrastająca konkurencja wymusza ogromną elastyczność działania oraz zdolności do błyskawicznego dostosowywania ofert i produkcji do dynamicznej sytuacji na rynku. Oczekuje się, że produkty będą powstawały w krótszych seriach i cyklicznie będą pojawiały się nowe wyroby, dlatego nowoczesna produkcja, to taka, którą można szybko przestawić na wytwarzanie odmiennych wyrobów. Obszarem, którego nie można zaniedbać jest obieg informacji między organizacją a klientami, którzy oczekują błyskawicznych i prostych informacji o zamówionych produktach, etapie ich wytwarzania oraz bezbłędnego wsparcia serwisowego.

System MES i WMS w jednym. Zarządzaj efektywniej produkcją i magazynem.

Systemu ERP – czy naprawdę go potrzebujesz?

To pytanie zadaje sobie każdy przedsiębiorca rozważający temat. Warto zdiagnozować problemy, w rozwiązaniu, których firma wymaga interwencji i wsparcia. Najczęstsze dolegliwości firm, które nie korzystają z systemu ERP to niska rentowność i wysokie koszty, w tym także administracyjne, niska wydajność pracy i trudności z jej planowaniem, jakość wyrobów odbiegająca od oczekiwań klientów, wymagająca poprawy, brak lojalności klientów, brak informacji o stanie produkcji i jej przebiegu, brak rzetelnych podstaw pod trafne decyzje biznesowe.

Ci, którzy już korzystają z systemów ERP, określają je, jako dodatkowy zasób, mocno wspierający pracę. To idealny pracownik, pilnujący harmonogramów i terminów, dbający o odpowiednie rozplanowanie pracy, zarówno między pracowników jak i maszyny, racjonalnie oceniający stan zapasów i utrzymujący stany magazynowe na poziomie, który jest właściwy dla danej produkcji. Wszystko po to, by ograniczać koszty i maksymalizować wydajność.

Jeżeli jednak pierwsze myśli o obszarach problematycznych w przedsiębiorstwie kierują się w stronę produkcji i jej działania, to zdecydowanie najlepszym sposobem na optymalizację produkcji i wzrost wydajności jest wdrożenie systemu MES, najlepiej tak skutecznego jak OptiMES.

Podsumowanie

Systemy informatyczne ERP to temat rzeka, a niniejszy artykuł nie wyczerpuje mnogości korzyści i uwarunkowań wskazujących na opłacalność inwestycji w to rozwiązanie. Systemy ERP spełniają ważną funkcję, jaką jest integrowanie procesów zachodzących w przedsiębiorstwie produkcyjnym. Przecież każdego dnia w każdej firmie, czy to małej czy dużej, zachodzą setki procesów, których nie da się zaobserwować, kontrolować i analizować wyłącznie za pomocą pracowników. Systemy ERP to efektywne wykorzystanie dokonań w zakresie sztucznej inteligencji, która w każdej chwili może zacząć pracować na rozwój i zyski danej firmy.

Kolejne pytania, które naturalnie nasuwają się w kwestii wdrożenia systemu ERP to: jak? i z kim?

Zespół OptiMES od lat zajmuje się profesjonalnym doborem rozwiązań i ich wdrożeniami. Pomyślnie współpracujemy z dziesiątkami firm z różnych branż i na różnym etapie rozwoju działalności. Dlatego zapraszamy do skorzystania z naszego doświadczenia, niezobowiązujących konsultacji, a nawet darmowego testu naszego oprogramowania. Razem wypracujemy sposób na sukces Twojego biznesu. Serdecznie zapraszamy do kontaktu lub darmowej rejestracji w naszym systemie.

Udostępnij innym

Masz pytania? Zadaj je na forum, rozwiążmy je wspólnie.

Twój adres email nie będzie widoczny. Pola wymagane oznaczone gwiazdką *

Zacznij korzystać za darmo!

Sprawdź jak działa profesjonalny system zarządzania produkcją OptiMES. 

Kalkulator wdrożenia